数字存储设备和平台日新月异，个人存档正遭遇诸多挑战。身为专业的档案管理人员，应该如何应对挑战和破解困境呢？如果你也对此感兴趣，请和小编跟随作者的视野一起深入探讨吧！
作者：黄体杨 聂锐 钟志龙 云南大学
来源：《档案学研究》2021年第1期
标题: 数字时代个人存档面临的挑战及破解逻辑
—基于档案工作者访谈记录的扎根理论研究
摘 要
数字时代个人存档变得十分便捷的同时，也面临管理、保全和利用方面的诸多问题，研究个人存档面临的挑战及破解逻辑，对提升大众个人存档素养，保存个人与社会记忆具有重要理论价值。本研究对21位档案工作者访谈记录开展扎根理论研究，构建了个人存档面临的挑战及关系模型。发现数字时代个人存档面临动力不足、规范和工具匮乏、档案海洋和数字化焦虑四项挑战，认为解决“规范和工具匮乏”是破解数字时代个人存档面临的诸多挑战的根本出路。
关键词
个人存档 存档挑战
破解逻辑 数字时代
引言
个人因为留存备查、保留证据或留作纪念等需要，收集和整理在日常工作和生活中产生的各类档案材料是一项非常普遍的行为。进入信息社会，随着数字化与网络化的飞速发展，个人可以和应该存档的各类材料飞速增长，载体形态日趋多样化，各类数字存储设备和平台也是日新月异，个人存档正遭遇诸多挑战，Marshall曾于2008年将其总结为有效的数字化管理、分散存储、便捷存取与鉴定以及快速检索与定位四项挑战[1]，赵跃2017年将其总结为误操作或者稍微保存不善等的内部挑战和软硬件过时和载体退化等的外部挑战两大方面[2]。
但这些结论多根据研究者的经验、文献调查和观察所得，尚缺乏系统和深入的研究成果和结论。对这一问题的回答，档案工作者是最具有发言权的群体之一，他们具有比普通人更优秀的档案学理论知识、业务方法和职业素养，能更科学、合理地将档案学理论与方法应用于日常个人存档活动中，他们个人存档的实践、思考和所遭遇的困难和挑战也更具代表性和深度。为此，本研究拟通过与档案工作者的深入访谈来探寻数字化背景下个人存档所面临的挑战。
文献回顾
个人存档是个人档案尤其是数字档案的产生、存储和传播变得异常便捷并海量增长的背景下，逐步引起档案学界关注的研究话题。研究者主要聚焦于讨论个人存档的价值表现[3][4]与行为导向[5][6][7][8]，以及探讨档案机构及档案工作者如何介入个人存档等问题[9][10][11]，也有一些学者关注到了个人存档所面临的挑战将其破解的问题。
在相关研究中，“善意忽视”是研究者多次提及的一种个人存档行为与挑战，Marshall人于2006年率先用“善意忽视”这一术语来描述大部分调查对象对待其数字资产的态度，他们发现，信息与网络化让个人数字档案变得容易存储和获取的同时也更容易丢失，很多人因为病毒、误删等问题导致大量有价值的档案无法找回。[12]2007年他们基于Internet对个人存档策略进行评估，发现即使人们意识到将会损失存储于网络上的个人数字档案，也不会采取任何措施给予保全。[13]另一种“善意忽视”则是来自社会大众普遍面临知识与技能匮乏、认识不足[6]，如Becker和Nogues发现作家的个人数字档案处于一种疏于管理、高度分散和不系统的标识状态，而且他们很少或没有得到来自专业人士的指导，并建议档案工作者应积极为他们提供最佳和最简单的关于如何组织和保存他们的文件的指南[14]。
有研究发现大学生个人存档实践主要按文档类型和重要性标准将文档组织到文件夹中，使用特定工具管理其典藏的现象非常少见[15]，而且个人存档缺乏实际行动[16]，尽管一些个人设计了备份和保存复制件的策略，但经常难以坚持实施[12]。此外，黄国彬等也提出随意和不愿意投入时间和精力去管理个人数字存档的“善意忽视”是不可小觑的问题。[17]周耀林和赵跃提出的“因存档意识和存档能力的低下造成大量数字资源的丢失”[18]和“有误操作或者稍微保存不善将会有丢失的风险的内部挑战”[2]也可以认为是一种“善意忽视”。面对“善意忽视”，Marshall认为在限定使用者和设置保密期(50年)的前提下，个人在社交媒体上的存档记录交由专门机构存档是一项明智的选择。[11]
分散存储和多源异构的数字化特性是相关研究者关注的另一个人数字存档挑战。有学者认为，数字信息的分散保存和多源、异构特性给个人存档带来了巨大的困难和挑战，长期存取是最亟待解决的一个方面[19][20]，认为真正的危险是数字文件在不同存储设备和存取地点不受检查和不系统地扩散，因为这种扩散以及缺乏推动其发展的数字和档案指示已经导致并将继续导致重要档案材料的丢失。[14]“存档的载体和标准不一致且产生并存储在网络服务器上给图书馆、档案馆等机构的收集工作造成困难”[18]，软硬件过时和载体退化等对数字材料的长期保存带来的外部挑战[2]。更重要的是，我们现有的有关数字保存的工具、服务和模型是为了满足大型的专业环境需要而开发[21]，个人存档领域仍旧缺乏高效率的工具。
总体来说，已有研究多利用观察和思辨等方法探寻个人存档所面临的挑战，所发现的各项挑战也具有明显的技术主义倾向和档案本位思想，鲜见从个人存档实践者或是个人存档用户的角度去探索和揭示个人存档实践者的行为、思想与期望，厘清他们认为的挑战是什么，但这又是准确掌握和理解个人存档所面临的挑战以及为何会面临这样的挑战最为重要的视角之一。
研究方法与数据来源
本研究采用理论抽样的方法，选取至少具有一种及以上档案学学历或系统讲授过档案学课程的档案工作者作为具体访谈对象，并在条件许可范围内尽可能选取多元的受教育学校、档案职业、性别和年龄段，样本数的选择按照理论饱和的准则。最终共选择了21名受访对象(基本信息如表1所示).
访谈时间介于2018年11月至2019年7月。以一对一开放式访谈的方式收集第一手资料(征得受访者同意，访谈过程全程录音)。访谈内容聚焦于个人存档面临的困难和挑战这一话题，除一位受访者表示自己在个人存档过程中没有面临什么挑战或困难外，其余受访者均提到遭遇数量不等的挑战。
范畴提炼与模型构建
本研究通过对访谈文本资料进行开放编码、轴心编码和选择性编码三个步骤来梳理数字时代个人存档的挑战，资料分析过程中采用持续比较的分析思路，不断提炼和修正理论，直到达到理论饱和。
4.1开放式编码
开放式编码是对无序的原始数据进行解释的过程，旨在从数据所呈现的现象中发现新见解[22]，并以概念标签的形式展现，从原始材料中产生初始概念。本研究围绕个人存档所面临的挑战这一主题对访谈录音逐份、逐句以贴标签的方式进行初始概念化，最终共获得74条原始语句及对应的17个初始概念，然后对初始概念进行范畴化，最终获得10个范畴(表2)。
4.2主轴编码
主轴编码的任务是发现主范畴与子范畴之间的潜在逻辑关系，并利用原始数据再次验证[22]，以表现资料中各个部分之间的有机关系，并根据范畴化概念之间的关系归纳为更高级的类属。本研究根据不同范畴在数字时代个人存档的挑战上的相互关系及逻辑次序对其归类，共归纳出动力不足、规范和工具匮乏、档案海洋和数字化焦虑4个类属。各类属及其对应的开放式编码范畴如表3所示。
4.3选择性编码
选择性编码是将所有范畴聚焦于核心范畴，并发现概念之间的各种深层次关系的过程[22]，由此发展出实质性理论框架。我们围绕个人存档面临的挑战这一核心范畴进行，构建出核心范畴的典型关系结构(见表4)。
进一步分析发现，“档案海洋”是造成并激化个人存档面临“动力不足”“规范和工具匮乏”和“数字化焦虑”等挑战的核心因素;“规范和工具匮乏”则是在“档案海洋”的社会背景下，加剧个人存档遭遇“动力不足”“数字化焦虑”和“档案海洋”的替罪羊。同样地，“档案海洋”和“规范和工具匮乏”又加剧了“动力不足”和“数字化焦虑”等挑战。在上述挑战中，动力不足因个人因素造成，档案海洋和数字化焦虑则是整个社会大环境的因素，规范和工具匮乏则是档案行业因素。
4.4饱和度检验
在扎根理论中，饱和是指“数据充足性”和在可操作范围内采集数据直到没有新的信息出现[23]，一般是指没有发现新的概念、范畴或关系。本研究在完成21份访谈记录的开放式编码后，依据编码所形成的17个初始概念进行理论饱和度检验，我们采用后7份访谈记录进行理论饱和度检验。结果显示，这些资料中不再出现新的初始概念，由此判定已经饱和。
研究发现
5.1个人存档面临的挑战
从表3的编码情况看，个人存档所面临的挑战包括动力不足、规范和工具匮乏、档案海洋和数字化焦虑，分述如下:
5.1.1动力不足
个人存档面临的最大挑战是动力不足。一方面，由于留存和整理个人档案的“好处是在将来”(C10-023)，而且它又“不直接创造经济价值”(C19-014)，对个人来说缺乏经济诱因;另一方面，个人存档也不像档案工作者在工作职责内管理档案那样，有来自单位的工作任务、督查和考核等制度要求，必须按时、按要求完成。在个人档案数量较少的传统档案时代，动力不足的问题并不突出，但当人类步入信息社会，可留存、应该留存的个人数字档案规模变大，个人通常基于“成本收益的衡量”或惰性思维，将个人存档摆在较为次要乃至遗忘的位置，动力不足所造成的存档惰性就凸显出来了。
5.1.2规范和工具匮乏
关于组织档案管理，档案工作者通常只需依规执行即可。而在个人存档方面，尽管学界已有一些讨论，但还没有规范的个人存档业务规则或标准制定出来供大众参考。在个人档案规模较小的时候并不需要刻意关注其范围、分类、保管和鉴定等问题，但伴随着个人数字档案的迅猛增长，这一问题也凸显出来。档案工作者既纠结于大量的照片、碎片化的网络记录等哪些属于个人档案而哪些不是、哪些应该保存而哪些应该忽视，也对如何有效组织和及时同步大量且庞杂的个人档案感到束手无策，我们急需一些能够提供指导的规则或规范来应对当下的档案海洋环境，更迫切需要一些能够辅助管理个人档案的工具和平台来协助我们作自动化管理，
受访者频繁表示“个人档案因惰性管不好，希望有平台帮忙”(C08-017)，以及“希望能有一个能异地共享的个人档案存储平台”(C07-024)等。
5.1.3档案海洋
对个体的社会大众而言，让其留存结婚证、身份证和毕业照等十分重要、数量不多的个人档案非常容易且成本较低，但当面对数量变大、当下看来又不是那么重要的档案时，“家庭存档空间有限”(C12-017)、“收藏环境不好，容易发霉”(C09-019)等客观原因和存档惰性便凸显出来，“缺少好的个人存档工具帮忙做自动化管理”(C08-016)是一个日益突出的矛盾，对使用商业性平台来协助组织个人档案的需求也显现出来。档案海洋带来的另一个问题是检索和定位困难。由于目前市面上的档案管理平台和软件均定位于组织档案(或人事档案)，没有针对个人存档的平台或系统，
受访的档案工作者整体上面临的挑战是“个人数字档案检索困难，缺乏好工具或方法”(C06-027)。
5.1.4数字化焦虑
相比于看得见、摸得着的纸质档案，多名受访者表示或自己或身边人都有过数字档案损毁的经历，对存储于光盘、硬盘等载体上的档案有不安全感，认为“数字化档案存在潜在风险”(C02-022);而依托网络平台存档又因个人档案不为自己所掌控，曾经经历过因平台原因导致重要个人档案和社交记录丢失的教训，担心“存在个人信息泄露的风险”(C03-010)和档案丢失，也存在焦虑和不信任。更糟糕的是，社交媒体和电子邮件等网络平台并不是档案存储机构，其多数情况下“不为信息的丢失、失真等后果负责”[24]。同样，也因为网络平台的不可控，个别受访者还担心“微信等平台上个人档案的继承问题”(C13-016)。所以，个人在各类网络平台上所形成的档案如何有效保存、组织和利用是我们目前面临的一个十分棘手的难题。
5.2如何破解个人存档面临的挑战
不难发现，在上述四项个人存档所面临的挑战中，普通个人的存档行为不需要也不可能有经济或制度动因，因此“动力不足”是个人存档必须面对的现实，难于从根本上解决或克服;在网络与信息化高度发达的信息社会，“档案海洋”和“数字化焦虑”也是人类必须面对的现实。也就是说，在上述四大挑战中，只有“规范和工具匮乏”是可控的，可以通过研发个人存档规则、方法、工具和平台等手段补全缺失，而且创造的规则和工具还可以反作用于“动力不足”“档案海洋”和“数字化焦虑”等挑战，达到缓解乃至克服个人存档所面临的上述挑-114-战。因此，解决“规范和工具匮乏”的问题，是破解数字时代个人存档面临的诸多挑战的根本出路。根据访谈数据和已有研究成果，我们认为可以从以下几个方面努力:
其一，研究和开发个人存档相关的业务规范和标准。随着个人数字档案的剧增，个人需要甄别和筛选个人档案，也需要依赖于特定的工具和平台协助管理个人档案，之前个性化、多元化和抵制标准化的个人档案管理方式必然让渡于系统化、自动化的管理方式。这就意味着社会上对规范化、标准化的个人档案分类体系/标准和可供个人参考的个人档案保管期限表有了需求，研发归档范围、分类方案、保管期限表等业务规范或标准，便是档案工作者和研究者服务于个人存档领域的重要方式。
其二，研发具有整合、同步和自动管理的个人存档工具/平台。从访谈结果看，个人所需的存档工具应当兼具三项功能:一是具有整合网络时代碎片化个人档案的能力，即能整合在不同系统、不同平台和不同途径产生的个人档案;二是能对个人在不同软硬件平台上产生的档案(如多台个人电脑或智能手机上产生的个人档案)具有同步存储或备份的能力;三是能对实时产生且数量颇大的个人档案具有自动化存档和组织的能力。市面上已有的社交媒体、网络云盘和文献管理软件等平台或多或少兼具一些个人档案存储或组织的功能，但它们并不是档案存储机构，“不为信息的丢失、失真等后果负责”[24]，因此，我们仍然需要研发专门的个人存档平台或工具协助个人数字存档。
其三，改善社会上有关个人存档的整体环境。上述档案工作者面临档案海洋和数字化焦虑的挑战，其中部分原因是社会上保存和保护个人信息的意识不够高，国家或行业层面也缺乏相应的法律或政策，如部分受访者遭遇个人在社交媒体(如人人网)上形成的记录丢失无从找回的情况，既是企业(人人网)缺乏社会责任，也是政策上并没有规定它需要保全用户信息。这种意识欠缺、制度不健全，是个人产生数字化焦虑的重要社会因素。因此，从整体上改善全社会的个人档案保全意识和制度，也是改善和缓解个人存档面临上述调整的出路之一。
结论与讨论
本研究发现，即使是专业的档案工作者，也普遍遭遇动力不足、规则与工具缺失、档案海洋和数字化焦虑等多重挑战，这一问题在我国以往的研究中并未引起足够重视，更鲜见研究如何破解它的研究成果。面对网络化和数字化的冲击，档案学界对于个人存档显然缺乏指导能力，我们也需要对个人存档进行专门化的研究，以引导个人存档产品的发展，助力社会大众存档挑战的破解，科学地进行个人存档。
转自：“质化研究”微信公众号
如有侵权，请联系本站删除！
