后台有朋友问我“娜姐，proof到底要改什么呀？我看不出来有什么需要改的” 这篇文章就来说说。校稿proof重点看什么，怎么改才能把握正式发表之前的最后一次修改机会。
为什么要校稿？
Proofreading校稿，一般在论文接收之后，编辑部把排版好的PDF清样发给你的时候进行。因为排版过程是排版人员将原始文稿导入排版软件，再稍加整理输出的。Proofreading的目的，一是检查排版过程中是否有新的差错引入，二是给作者最后一次修改机会，如果发现问题，也可以一并修改。
这个过程，编辑部也很重视。编辑也会通读这个版本的pdf，包括审核作者提交的改动。此外，还有一名编辑会参与进来，进行交叉校稿，帮助作者在论文发表之前将差错降低到最少。
现在，几乎所有的国际期刊都采用了线上校对系统来进行proofreading。这个对于排版人员比较方便，它可以一键生成更新后的pdf。对于作者来说，它可以像word一样进行文本删改，但是不能直观看到排版后的pdf版式。当然，在这个系统中可以下载pdf版本的论文。虽然相比之前的pdf文档校对，方便了许多，但是一目十行也会漏掉很多信息。
校稿的流程：
Proof一般是在编辑部提交原始稿件一周之内发校稿链接到通讯作者邮箱。其中还可能包括签署版权协议、作者信息确认、版面费、是否选择open access出版等等程序，一步步按流程走完，可以看到在线版Proof页面，包括正文、图表、Highlights（看期刊要求）、Query（排版人员的一些疑问，需要作者一一回答）、参考文献引用（漏引、错引等问题）。
这个页面也有pdf版本可供下载。如果你习惯在pdf上修改也是可以的，改完作为附件上传。Pdf和在线版选一个就行。
作者提交之后，proof就到了编辑部。编辑部会check作者的改动是否合理，然后再加上编辑发现的问题，提交给出版商；约3个工作日后，排版人员会将更新后的pdf版本发给编辑部确认，如果所有的改动都按照作者和编辑的要求改好了，编辑就会确认论文按这个版本上线。整个Proof过程约在两周内完成。
常见排版错误有哪些？
和Springer、Wiley等几个出版商打过交道，改过几百篇论文。娜姐也总结出了排版过程中容易出现的问题。希望你在Proofreading的时候多加注意，免得论文上线发现问题，就只能发勘误Correction了，严重的错误也能还会撤稿。
1 参考文献的引用。
排版人员在进行xml排版时，会将reference list导入系统重新search，加上Web of Science、Scopus、Google Scholar等的链接。在这个过程中，有可能会出错。比如同姓不同名、同一个作者不同年份文章的引用链接出错。当然，有一些正文和Reference list不对应（前面有后面没有，或者前面没有后面有）的也会被检查出来，Proof阶段要求作者更正。
2 特殊符号显示异常。
Hyphen/en dash/em dash短横线依次变长，用法也不同。比如，hyphen是在合成词或简称中使用，en dash表示数字范围 (n = 4–5)， em dash用在句子之间，表示解释或插入。The results have been discordant, and various review groups interpret the evidence differently — some advocating for benefits of ivermectin, and others reticent to conclude a benefit.
有些排版系统会自动修改这些短横线，所以Proofread的时候我们需要留意一下，是否改错。
还有一些希腊字符和特殊符号、正斜体区分，排版过程中可能会丢失。
3
显示异常。
这个错误没有前两项常见，但是出现了就是大问题。一般出现在矢量格式
中。矢量格式因为无论怎么放大都无损
清晰度，而受到期刊编辑部青睐。一般存成AI/EPS/PDF格式。但是，我们在proofread的时候，发现排版人员曾莫名其妙将图中的文字排掉、分图丢失的现象。
插入位置不当。pdf版本中，图一般是随文展示，紧跟相应文字，按照
数字顺序插入正文中。为了保证
质量，送排版的时候，编辑会将高清
和word文档分开提交。排版人员有可能会将
放错位置。
所以proofreading的时候，作者们也要对
仔细审核。
那么，对于作者来说，那些地方是Proofreading要多加留意、甚至为论文进一步增色；哪些是不能改呢？
1 最后一次通读全文，检查时态和缩写一致性，检查内容。
论文常读常新。上线之前，建议作者再认真通读，把中国作者爱犯的时态、人称的错误，还有缩写一致性等再核对一遍。我们看到的作者也分成两极。认真的作者原稿就极优秀，基本不费编辑什么时间，proofreading的时候这批作者还精益求精，能查出不少问题；另一个极端是那些散漫马虎的作者，定稿前改的编辑头昏眼花、印象深刻，proofreading秒过，零改动。论文发表很久后，又冷不丁来联系编辑部，急着发勘误的，往往也是这些作者。
2 Figures再次核对检查
除了核对排版过程中有无改动
，建议作者在proofreading的时候再检查一下原始实验记录，是否有
误用的情况。曾经遇到过几个作者写信过来要发勘误的，就是在后期自己查出来，Western条带、免疫组化染色图存在误用，虽说都是不影响实验结论的误用，但是发勘误也给别人留下学术不严谨的印象。
近几年，被曝光的学术大佬们学术不端，也基本都是Western条带、免疫组化染色图一图多用、拼接篡改等问题。真心提醒同学们养成良好的实验习惯，一是一定要保存完整的胶图，二是及时做好标记。时间长了，攒的东西多了，很容易搞混。
所以，proof的时候我们再自查一下
。毕竟，
在论文中很显眼，一图胜千言。文字的小毛病可能还不容易看出来。论文一旦发表，就有无数读者的眼睛帮你挑毛病。你还别说，好些作者的勘误，都是读者发现后，告诉作者或编辑部的。
3 作者姓名、单位等标识信息；
作者姓名和单位的错误，说大也不大，不涉及科学问题。但是说小也不小，因为一旦署名不正确，在毕业、职级晋升等时候，就不能算工作量。所以一旦错误，不改还不行。
经常在期刊发的勘误Correction中看到是关于作者姓名拼写，单位标识等的更正。
为什么排版在这些地方频频出错呢？也是排版人员在制作xml论文的时候，会将作者和单位重新录入系统，做链接。有的是在系统中勾选已有的单位，可能和作者提供的还不太一样。
其实这些错误在proofreading的时候仔细留意，都是可以避免的。
以上是Proofreading阶段需要注意的，但是毕竟论文已经定稿了。校稿阶段也不能随心所欲的改。以下这些不能改：
1 删减作者。
改动作者顺序、删减作者，最多在论文还未被接收的revision阶段，可以向期刊申请并写明原因。Proof阶段是不可以再对Author list进行改动的，有朋友咨询我，想加一个通讯或者换一个通讯可不可以？不可以。因为论文在投稿的时候每位作者的贡献是什么都已经明确，所有作者也都声明没有利益冲突。在proof阶段改作者，违背了Publication ethics。出版商的政策也是不允许的。
如果是改某一个作者的单位或邮箱地址，给编辑合适的理由，是可以的。有的导师或学生在此期间换了单位，这些是被允许的。
2 大幅修改正文内容。
Proof阶段的论文，内容是经过同行评审专家和编辑审核过的，已经定稿。因此，在proofreading阶段大幅增删图片，改内容是不提倡的。如果你有新的进展，可以留到下一篇论文展示。
你可以对某个句子、语法等一些小问题做完善，或者对某些说法不太准确的用词进行删改。这是允许的。
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