摘要：使用word自动的多级列表功能，安装其内置的规则设置正文与附录各级大纲的标题样式，这些样式就会出现在顶端工具栏样式库中。通过刷样式，即可自动生成正文与附录的各级大纲标题并生成目录。这里我们介绍生成样式的方法。按此方法，我们还可以在插入图表时进行自动编号。
声明：本文介绍的功能与软件截图是基于当今word版本，版本有差异时，功能和软件截图可能会有所差异。
1. 引言
对于有书写研究报告、论文和学位论文等文档的作者，文档需要拥有多级大纲，含有需要编号和交叉引用的图表等对象，甚至含有附录且附录的大纲和对象等需要独立编号。如果一切都需要手动去设置，那么在文档变得较为庞大后就很难处理，尤其在添加或删除一些内容时，需要重新手动调整一系列的编号。
某单位在承研一个项目过程之中，需要多次提交各种技术文档和总结报告等。文档需要设置多个章节，并且许多章节都包含必须进行交叉引用的图表。由于文档撰写的技术人员并未掌握word一键排版的技巧，因此每次添加章节和图表等内容时，需要手工调整，后来虽然掌握了设置方法，但由于其他技术人员并未了解这些技巧，因此在其他技术人员修改技术文档时，遇到了许多排版上的困难，导致效率非常低下。后来，他们请了一位熟悉排版的专家，且专家给他们设置了一个带有一键排版的word模板文档，极大幅度地提高了工作效率。
原来，使用一键排版功能，掌握相应的技巧，可以让各级大纲自动生成，在有删减时自动调整（或通过点击更新域来完成调整）。一键排版功能将显示在图 1–1所示的顶端工具栏中。
图 1–1 word顶端工具栏
图 1–2是按我们将要介绍的三级正文大纲和三级附录大纲生成的样式库示例。标题1、标题2和标题3分别对应章、节和子节。标题4、标题5和标题6分别对应一级附录、二级附录和三级附录。
图 1–2 样式库样式示例
将光标置于正文中要用作标题的那行文字上，接着点击样式库中的标题1、标题2或标题3，该行文字就自动变成了章标题、节标题或字节标题。
现在来看附录大纲标题如何自动生成。将光标置于正文中要用作附录标题的那行文字上，接着点击样式库中的标题4、标题5或标题6，该行文字就自动变成了一级附录标题、二级附录标题或三级附录标题。
图 1–3便是以这种方式建立的大纲生成的目录示例。这里只考虑了三级正文大纲和三级附录大纲。
图 1–3 大纲目录示例
2. 利用多级列表功能建立样式
2.1 节如何打开多级列表功能
图 2–1是打开定义新多级列表设置功能的一些过程页面，下面给出打开多级列表设置的详细步骤介绍。
图 2–1 多级列表功能设置
在“定义新的多级列表”页面的左下角，选择“更多(M)”，出现展开页面。
2.2节多级列表功能说明与级别分配
如图 3–2所示，定义新多级列表展开后，会出现一些子栏目。单击要修改的级别：在左上侧，从1到9共9个级别，每一级别可以设置一个级别的标题。将级别链接到样式：在右上侧，展开后可以看到从标题1到标题9共9个标题。用于将级别与标题进行链接。无特殊情况时，一般会将级别与标题的序号进行一一对应。定义所选级别的标题的编号格式：用于定义每一级别的标题的变化格式、编号样式和字体。 位置：定义所选级别的标题的位置。
图 2–2 定义新多级列表
3. 正文章节标题样式设置
在示例中，章标题的编号格式为“第1章”、“第2章”、“第3章”等。节标题的编号格式为“1.1节”、“1.2节”、“2.1节”等（其中第一个序号是章的序号）。子节标题的编号格式为“1.1.1”、“1.1.2”、“2.2.1”等（其中第一个和第二个分别是章与节的序号）。
3.1节 一级大纲章标题样式设置
用级别1设置章标题。对照图 3–1，按如下步骤设置章标题样式。
·在“单击要修改的级别”中，选择级别1。
·在“将级别链接到样式”选择内置的“标题 1”。
·在“输入编号的格式”的下方以灰色为底色的1的左边输入“第”、在右边输入“章”。
·通过“编号格式”子栏目中的“字体”设置，可以改变标题字体大小。
·利用“位置”子栏目中的“对齐位置”和“文本缩进位置"，可将标题的位置和缩进进行调整。
·其它设置可以缺省，也可以通过调整看效果。
图 3–1 章标题样式设置
2.2节二级大纲节标题设置
用级别2设置章标题。对照图 3–2，按与一级大纲类似的方法设置。
图 3–2 节标题样式设置
3.3节 三级大纲子节标题样式设置
用级别3设置章标题。对照图 3–3，与一、二级大纲类似的方法设置。
图 3–3 子节标题样式设置
附录.A附录大纲标题样式设置
在示例中，我们将按下面的方式来设置附录编号格式。 第一级附录标题的编号格式为“附录A”、“附录B”、“附录C”等。第二级附录标题的编号格式为“A.1”、“A.2”、“B.1”等。第三级附录标题的编号格式为“A.1.1”、“A.1.2”、“B.2.1”等。现在使用余下的级别4-6来设置三级附录样式。
.A.1一级附录大纲标题样式设置
用级别4设置章标题。对照附图 A‑1，按如下步骤设置章标题样式。在完成设置过程中，附图 A‑1上部中央大框会按设置自动显示标题的样式。
·在“单击要修改的级别”中，选择级别4。
·在“将级别链接到样式”选择内置的“标题 4”。
·在“编号格式”子栏目下方，展开“此级别的编号样式”下拉菜单，选择“A、B、C，...”。在“输入编号的格式”下方，先会出现“1.1.1.A”。删除“1.1.1.A”中的前三个数字，剩下以灰色为底色的A。在A的左边输入“附录”。
·通过“编号格式”子栏目中的“字体”设置，可以改变标题字体大小。
·利用“位置”子栏目中的“对齐位置”和“文本缩进位置"，可将附录标题的位置和缩进进行调整。
·其它设置可以缺省，也可以通过调整看效果。
附图 A‑1 一级附录标题样式设置
.A.2二级附录大纲标题样式设置
用级别5设置二级附录标题。对照附图 A‑2，按与一级附录大纲类似的步骤设置样式。
附图 A‑2 二级附录标题样式设置
.A.3一级附录大纲标题样式设置
用级别6设置二级附录标题。对照附图 A‑3，按上述类似过程完成设置。
附图 A‑3 三级附录标题样式设置
附录.B 总结
这里介绍的方法将正文章节和各级附录作为一个整体，通过在“定义多级列表”对话框中，依次从“选择要修改的级别”选择不同级别而实现。按本文介绍的设置，可以随意插入、更新和删除各级标题，各级标题会自动按顺序编号、自动更新、自动设为所需要的格式。
有效使用文字处理工具显然可以提高文章的写作效率，至少那些需要植入大量图表、数学公式和参考文献的论文是如此。论文往往包含章节大纲、文字类元素、非文字类元素（图形、表格、数学表达式）、参考文献目录、交叉引用以及索引等内容。其中，大纲的生成、文字的字体、段落的缩进、参考文献列表的排列和交叉引用、图表题注的位置与风格、图表和数学公式的编号格式与交叉引用等，不能采用人工形式去调整，而是要想到，所用的排版工具都能自动实现这些功能。本文仅针对word介绍了这些功能，但这足以体现排版工具的重要性。
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