论文修改有广义和狭义两种含义。广义的论文修改是指在论文写作的每一步所做的修改。它既包括论文初稿形成后针对初稿进行的修改，又包括论文从收集资料开始直至初稿完成之前的九个步骤所做的修改。收集资料虽然没有正式动笔写，但也可能存在对收集资料的范围、方法等进行调整的活动。由于这个活动也是论文写作的一个步骤，因而亦可视为论文修改的一个有机组成部分。狭义的论文修改仅指论文初稿形成之后针对初稿所做的修改，即修改初稿。对于修改初稿而言，其修改的范围主要包括观点的修改、结构的修改、材料的修改、语言的修改、标题的修改等五个方面。修改初稿时应着重从这五个方面反复修改，直至达到相应的要求，方能定稿。
1. 观点的修改
观点是论文的“灵魂”。一篇论文如果观点方面存在缺陷，那么其质量就会大受影响。有鉴于此，修改初稿时，最为重要的是要对论文观点的正确性、深刻性、新颖性加以推敲。为此，要立足全篇，理性审视论文的中心观点是否正确、深刻和具有创新性，如若没有，则需对中心观点进行修正、完善，甚至要重写论文。在中心观点修缮完毕后，接着需要考察分观点与中心观点是否一致，分观点是否准确、全面。如果不准确，就需修改，如果不全面，就需补充，直至达到要求为止。
2. 结构的修改
结构是论文的“骨架”。结构合理与否，直接影响到论文内容表达的效果。论文结构的修改应着重从三个方面着手：
（1）思路和层次是否清晰。对思路和层次的检査既要从具体标题之间的关系来把握，也要从自然段与自然段之间的关系来进行。对具体标题之间关系的把握主要看论文标题与标题之间是否符合并列结构、递进结构或综合结构的要求。尤其是当论文釆用递进结构时，要看具体标题的顺序是否颠倒。如颠倒了就会导致逻辑混乱，因而必须调整顺序。对自然段与自然段之间的关系，主要看相邻自然段之间是否符合转承起合的要求，在意思上是否连贯顺畅。如果自然段之间意思贯通不畅，就需重新整理思路，并对相关阐述加以梳理贯通，有时需增加一些过渡性的话语，有时需对自然段的位置或其中某些内容的位置进行调整，有时还需增补一些内容。总之，对思路和层次的修改直至阅读时产生一气呵成之感，方算达到基本要求。
(2)结构是否完整。一篇学术论文通常由引言、本论和结论三大部分组成。每个部分都有应包含的具体内容。修改时应对照这些内容，将缺少的内容补充完整。当然，引言、本论和结论中的具体内容也是相对的，如果通读全文时，发现缺少个别内容并不影响全文的完整性，那么也可省略。
(3)结构是否紧凑。如果论文结构比较松散，就需将多余的材料删除，将可有可无的材料缩减或删去，将偏题、添枝加叶或无关紧要的句子删掉。同时要对每个部分之间的衔接、过渡和照应，语气贯通等进行审查和修改。
3.材料的修改
材料是论文的“血肉”。材料的修改是指对初稿中所用的材料进行调整、删节或增补。由于材料是证明论文观点的论据和使观点充实化、丰满化的重要支撑，因而所用材料必须符合三个方面要求：
(1)必不可少。选用的证明观点的材料对证明论点是不可或缺的，换言之，少了该材料之后，论点就无所依托。如果材料并非必不可少，而是可有可无，那么就应删节。
(2)真实可靠。材料作为证明观点的论据，如果不够真实可靠，就会大大影响观点的可信性和正确性。故而，假如材料的真实可靠性存在问题，就必须对这个材料进行调整甚至替换。
(3)恰到好处。为了证明观点所引用的材料既应恰当贴切，又要不多不少。如果材料不能准确有力地论证观点，就需对材料进行调整；如果材料过于冗长和芜杂，就需进行提炼和简化；如果材料太过粗略或陈旧，就需细化或替换。一句话，为了做到恰到好处，必须逐字逐句地对材料进行推敲，然后酌情调整、删节、增补，直至能恰如其分地证明观点为止。
4. 语言的修改
语言是论文的“细胞”。论文的形成必须以语言为基本载体，论文的观点和结论必须靠语言来呈现。对论文语言的基本要求是准确、简练、可读。为了达到这个要求，在修改初稿时，必须对语言进行反复推敲修改，主要应从三个方面努力：
第一，为了增强语言的准确性，需要对论文中生造词汇、误用词类等用词不当的情况加以查找和改正，需要把似是而非、含糊不清的语句改为准确的文字，需要仔细校对和改正错别字和标点符号错误，需要对论文中出现的符号、公式、图标等进行仔细校正。
第二，为了增强语言的简练性，需要逐字逐句地字斟句酌，删去重复的或可用可不用的词句，并将啰嗦冗长的语句改为精练的文字。
第三，为了增强语言的可读性，需要把拗口的词句改为流畅的词句、把平淡的语言改为生动的语言、把晦涩的文字改为明快的文字，需要把搭配不当、结构残缺、结构混乱等有语法错误的病句改为符合语言规范的句子，需要理顺句子与句子之间的内在逻辑关系以实现上下贯通、前后一致、逻辑自洽。
5. 标题的修改
标题是论文的“眼睛”。论文的标题包括论文题目和具体标题。前文已经指出，论文题目应做到精确、简洁、清楚。这个要求同样适用于具体标题。在检查和修改论文标题时，应严格对照这三点要求进行。
一是按照“精确”这个要求，检查标题是否准确全面地反映了论文的内容,如果发现题不配文，就需修改，直至符合要求为止。
二是按照“简洁”这个要求，检查标题是否短小精炼。如果发现标题太长或啰嗦，就需按要求修改。
三是按照“清楚”这个要求，检查标题是否存在笼统、含糊、词不达意的问题，是否存在使用生造的或生僻的词汇、不常用的公式和专业术语等问题。针对笼统、含糊、词不达意问题，需仔细推敲和修改用词和表达；针对使用生造的词汇等问题，需改换词汇，用更加通俗易懂的文字替换掉不常用的公式和专业术语。
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