如何写一封得当的cover letter

引言

当你在投稿前想写一封投稿信时，你可能和许多其他作者一样想知道该怎么写，这一过程花费的时间可能比你预想的还要久，并因此拖延了投稿的时间，给你带来了很大压力。为了帮助你轻松快速写出有效的投稿信，这篇文章提供了一些关于布局和措辞的建议，以帮助你节省时间。如果你正在向同一杂志提交一篇修订后的论文，请注意，给审稿人的回复信与首次提交时使用的投稿信不同。许多期刊必须需要投稿信，这一点在其作者指南（也称为作者信息、论文指南、提交指南等）中会说明。对于另一些一些期刊来说，这不是必需的。

为什么需要投稿信？

一些期刊，如《自然》杂志，虽然表示投稿信是可选的，但它提供了“一个极好的机会来简要介绍投稿文章的重要性以及为什么它适合该杂志。”一些出版商，如斯普林格，建议你写一封投稿信，以展示“卖点”。这可以给人留下良好的第一印象。

什么是投稿信？

投稿信应该很短，最好不超过1页，并且通常使用单倍行距。内容大致可分为以下六个部分：

1

编辑信息及提交日期

查看该杂志的网站，了解处理投稿编辑的姓名；这可以是总编辑或分配给你所在地理区域的编辑。如果没有指定经办编辑，请向总编辑提交投稿信。有些期刊要求你为自己的专业指定一位特定的编辑。把编辑的名字写在页面的左上角。在下面写上日期。为了尽量减少使用换行符数量，也可以将日期放在右边。

请注意，仅用数字书写的日期可能会令人困惑：02/03/2017在英国可以读为“2017年3月2日”，在美国英语可以读为“2017年2月3日”，一定要标清楚月日。

2

开场致意

写上编辑的头衔和姓氏；例如，“Professor Brown”或“Dr. Baker”（英式英语：“Dr Baker”）。 如果找不到一位指定的编辑，那么你可以开头称呼为“Dear Editor”。

3

写信目的及主要信息

清楚地说明你信的目的（即你正在提交一份手稿），然后说明你的手稿标题、作者姓名（或第一作者“Brown等人”）和文章类型。确保使用杂志自己的术语来指代文章类型；例如，一些期刊使用“Regular Articles”一词来表示完整的研究论文，而其他期刊则使用“Original Submissions”、“Full Papers”、“Original Articles”等。如果你提交的文件包含许多文件，请考虑用一句简短的话对其进行总结，以便期刊编辑确信所有文件都已收到；例如，“共有8个文件：1个主手稿文件、1个突出显示文件、3个图形文件、1个表格文件、1个补充数据文件和1个补充图形文件”。

4

研究成果及意义

在新的一段中，总结你的研究目的（研究差距或它解决的问题）、主要发现，最后总结这些发现的意义。这是你向期刊编辑强调你研究价值的主要领域，因此请保持简短专业。（期刊编辑每年可能会收到数千份稿件，许多人在自己的研究和教学计划之外履行编辑职责，因此你应该尽可能提供简明的摘要，使他们的工作更轻松。）一定要调整你的陈述，使之与杂志的读者群保持一致。例如，如果你正在提交一份读者群多样化的普通杂志，请强调你的发现可能在多个领域产生的影响。相反，如果你提交的出版物范围狭窄，你可以用高度集中的术语来描述你的发现。也要避免简单地逐字逐句地复述期刊里面的摘要。相反，如果你把摘要中的句子作为写作的基础，那么试着写一个简短得多的摘要，符合杂志的重点，突出你的工作对杂志读者的影响。事实上，《自然》指南明确指出“避免重复摘要和引言中已有的信息”。

当你说你的文章很适合这份杂志时，一定不要用夸张的恭维话。避免使用“esteemed”和“prestigious”这样的词来描述该杂志：“We believe that these findings will be of interest to the readers of your esteemed/prestigiousjournal”

如果你的文章与另一位作者在同一本杂志上发表的论文直接相关，这对杂志编辑来说很有帮助。此外，请提及你的研究是否与你之前发表的成果密切相关或扩展了你之前发表的成果，以便让编辑清楚地了解为什么你提交的手稿新颖或重要到可以发表。

5

杂志要求的信息

一些期刊要求在投稿信中逐字逐句地展示他们所要求的内容。投稿指南会告诉你把引号中的句子复制粘贴到投稿信中。例如，斯普林格表示，投稿信应包含两个具体句子：“We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal”和“All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal”。

6

结束语及联系方式

简要感谢期刊编辑考虑投稿，并附上相应作者的完整联系信息（姓名、学位；联系方式和邮寄地址；电话；电子邮件）。在杂志编辑读完你的投稿信并继续评估你的稿件时，一定要保持一种学术的语气，给他留下最好的印象。避免使用可能被理解为向编辑提供指示的语句。例如，“we look forward to your review of our manuscript”隐含地指示编辑审阅你的论文；“at your earliest convenience/as soon as possible”含蓄地指示编辑尽快与你沟通；相反，只需使用中性但礼貌的短语，如“we look forward to hearing from you”或“we look forward to hearing from you in due course”。合适的结束语是“Sincerely”或“Yours sincerely”

总结

虽然严格来说，投稿信不是你手稿的一部分，但它可能会影响期刊编辑对你提交的内容的看法。一封为杂志量身定制的投稿信，有说服力地介绍你的成果，并且没有拼写和语法错误，可以帮助编辑在查看你的手稿之前，积极地看待你提交的内容。

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