如何写好一封Cold Email——英文邮件写作架构细节

什么叫做冷邮件呢？大家可能很好奇，其实也就是你和要发邮件的人完全不认识，一般情况下，对于很多同学来说，我们希望和国外某一位你的专业领域，很有名的教授取得联系，希望去拜访他，甚至是能去他的实验室得到暑期助研的资格。进一步来讲，让他帮忙写一封推荐信，凭借推荐信我们就可以申请到很好的硕士或者博士资格。这可能是很多想做科研的同学的梦想，当然所有这一切的前提是我们能和教授联系上，因此写好这封邮件很关键。

给国外友人写邮件，第一步，用什么邮箱呢？一般来说，我们选择Gmail/Hotmail/Outlook 这些的话，优点是功能好用，有拼写检查，哪些单词拼错了立马就能识别出来，避免了很多尴尬，性能也比较兼容；126/163/qq这些呢，相对比较稳定，缺点是外国人并不熟悉；另外很多人有自己的工作邮箱，使用工作邮箱保密性比较好，也保证了信息的安全；很多高校都为学生提供了学生邮箱，使用校内邮箱也体现了很好的专业素养。大家可权衡优缺点，做出选择。

第二，邮箱的命名，建议邮箱前缀使用中文名拼音或中英文结合的方式，这便于别人记住你。

第三点，也就是邮件的内容。我们都希望写的特别长特别详细，但事实上有可能会适得其反。写邮件我们要从读者角度出发，一封邮件只说一件事情。发邮件时，会有一个邮件主题叫做Subject. 为什么要强调邮件主题呢。一般来讲，我们在查邮件时，最开始能够看到的只有两个信息，一个是发件人是谁，另外一个就是主题了，其他的邮件内容都是隐藏的，比如正文和附件，我们必须要点开才能看得到。因此对于非常忙碌的教授来说，如果发件人不能吸引他，邮件主题也不能吸引他，大概率这封邮件他也是不会看的，有可能直接就会被删掉或者永远不会看。那对于我们这些默默无闻的学生来说，唯一能做的就是，简介明了的在主题中阐明你的目的，让收件人愿意点开看我们的邮件，这样后面的所有东西才有意义。（主题中关于要求请求的有两个词，request 和 requirement，这两个词不要弄混，requirement更多的是要求，是一种自上而下的规约，而request是请求，我们在给教授发邮件时，用这个更为礼貌）

第四点，细节。称谓语，头衔或职称后面加的是姓氏而不是名字来体现尊重；行文过程中，主要写你是谁，你要做什么，之前做过什么，补充信息加少许客套话。常见的客套话比如“I am sure you are very busy, so even ten minutes will be greatly appreciated” “Looking forward to hearing from you”。礼节上，尽量不要使用命令式词组，尽量多使用虚拟语气表达委婉。

总的来说，一封好的邮件会帮助你在约教授这件事上事半功倍，让人耳目一新，上述的几个方面，在平时发邮件时多多注意，我们离成功也就更进了一步。

注：以上文字根据清华大学云上学堂 学生全球胜任力发展指导中心工作坊兼职讲师 张弛 视频材料整理归纳

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