一、文头部分
学术论文的文头部分一般应包括题名、作者署名、摘要、关键词、中图分类号等要素，其基本格式和规范要求如下。
1．题名
学术论文题名的拟写应做到简明、具体、确切、得体，能概括论文论述的特定内容，符合编制题录、索引和检索工具的有关原则。此外，题名中应尽量避免使用非公知公认的缩略语、外文字符、代号等。
2．作者署名及作者单位
关于学术论文作者署名及作者单位的标注，一般应注意以下几点：
（1）学术论文均应有作者署名，署名置于题名下方居中位置。
（2）学术论文的署名可以是1个作者独立署名，也可以2个或多个作者联合署名，还可以集体署名（如署某课题组的名等）；可以署作者真实姓名，也可以署作者笔名，但通常都是署作者真实姓名，特殊情况除外；集体署名的文章，其执笔人或整理人，也可标注于篇首页地脚位置以横线与正文隔开。
（3）学术译文的署名应是著者在前、译者在后，著者前用方括号标明国籍；各种补白性学术文摘等，亦可将作者姓名加圆括号标注于正文末尾。
（4）多位作者的署名之间应用空格或逗号隔开；不同单位的作者，应在姓名右上角顺序标注（上标）不同的阿拉伯数字署名序号，并在其单位名称之前加注与署名序号相一致的序号；两个以上作者单位之间连排时应以分号隔开。
（5）对署名作者应标注其工作单位全称、所在省、区、城市或县名（省会以上城市可省去省份），注明邮编，并加圆括号将其置于作者署名下方居中位置。作者的署名权受《著作权法》保护，具体如何署名依作者的意愿而定，任何人无权干涉，但同时又要受法律约束，不能随意侵害他人或集体的署名权。
3．摘要
摘要是作者对论文主要内容或主要观点的简要表述，要求简练、准确、概括性强，能客观、具体地反映全文的重要而有新意的主要观点，并给予客观、具体的陈述；应避免带主观性和情绪化的评论口吻和脱离具体内容的解释说明。也就是说，摘要是一篇具有独立性、自含性的完整短文，是论文主要观点的直接表述，一般不应有作者的主观评价和解释说明性文字。因此，拟写摘要应注意以下三点：
（1）摘要应具有独立性和自含性，即能使读者不必阅读论文的全文，就能直接获得该文最主要的内容信息。摘要的内容应包含论文的主要观点，重点是论述对象和结论，即重在导读，以供读者通过摘要确定有无必要阅读全文。
（2）不要把论文的“摘要”写成“内容简介”的形式，更不要写成图书的“提要”。拟写摘要的要求是用高度概括性的语言把一篇论文所包含的主要信息或中心思想直接表述出来，尽量避免使用简介和自我评价式的语言。如：“本文根据……，分析了……，研究了……，提出了……”等，写了一大串，却反映不出具体的实质性内容。按照有关规定，在学术期刊公开发表的论文，都应编写摘要。摘要位于作者署名的下方，中文摘要前以“摘要：”或“[摘要]”作为标示，英文摘要前要以“Abstract：”作为标示。
4．关键词
关键词，也称主题词，是指从论文的题名、摘要和正文中选取的具有实际检索意义的学科专用名词或名词词组，并在论文中有明确的出处。
（1）关键词的标注要求
关键词的标注应体现学术论文的主要内容，具有语义性，并应尽量采用《汉语主题词表》《世界汉语主题词表》或各专业主题词表提供的规范词汇标注。
（2）关键词的标注方式
一般应选取3—8个关键词，用显著的字符另起一行排列在“摘要”的下方，中文关键词前以“关键词：”、“关键词”或“【关键词】”作为标示，各词之间用分号“；”隔开；若标有英文关键词，中英文关键词应逐一对应，英文关键词前以“Keywords：”作为标示，另起一行排列。
（3）标注关键词的目的
关键词是对揭示学术论文的中心内容具有实质检索意义的词汇，其标注目的是用作计算机系统标引论文的内容特征，便于信息集成系统汇集同类内容的论文，以供读者检索。因此，从论文中提取的关键词应是经过规范化的词或词组，在提取、确定关键词时要对论文进行主题分析，选取准确、恰当的词或词组作关键词，并依照标引和组配规则将其转换成主题词表中的规范词语。
5．中图分类号
中图分类号是指采用《中国图书馆分类法》对科技文献进行主题分析，并依照文献内容的学科属性和学术特征，为分门别类地组织文献所规定的文献分类标记符号。
（1）中图分类号的组成
中图分类号是由汉语拼音大写字母与阿拉伯数字及一些辅助符号相结合组成的混合制号码，一般用一个字母标志一个大类，以字母顺序反映大类的序列，在字母后用数字及辅助符号表示大类下类目的划分，由此构成一个完整的文献分类标记符号。因此，在标注时应尽量标注准确、细分到位。
（2）中图分类号的标注
中图分类号的标注，目前应采用《中国图书馆分类法》（2010年9月，第5版）所规定的学科分类代号进行标注，涉及多学科的论文，可以标注几个分类号，两个分类号之间用分号“；”隔开。中图分类号一般应标注于“关键词”下方左侧，以“中图分类号：”、“中图分类号”或“【中图分类号】”标示。
示例：
①中图分类号：G270[2]（表示该文为档案学、档案管理学方面的论文）
②【中图分类号】G273.4；G254.9（表示该文为档案检索、文献检索、情报检索方面的论文）
6．文献标识码
文献标识码是为分类标识学术论文所规定的代码。按照《中国学术期刊（光盘版）检索与评价数据规范》的规定，每篇文章均应标示相应的文献标识码。
（1）常用的5个文献标识码：
A——理论与应用研究学术论文；
B——理论学习与社会实践总结；
C——业务指导与技术管理性文章；
D——动态性信息；
E——文件、资料。
（2）文献标识码的标注
在学术论文中，文献标识码应标注于中图分类号的后面空两格的位置，通常以“文献标识码：”、“文献标识码”或“【文献标识码】”标示。
示例：
①文献标识码：A（表示该文是学术论文）
②【文献标识码】C（表示该文是业务指导与技术管理性文章）
7．文章编号（一般是由编辑来写）
按照有关规定，凡具有文献标识码的文章均应标注文章编号，其中A、B、C三类文章必须标注。文章编号由学术期刊的国际标准刊号、出版年、期次号、文章篇首页页码和页数共5段20位数字组成，其结构为：XXXX-XXXX（YYYY）NN-PPPP-CC。通常以“文章编号：”、“文章编号”或“【文章编号】”标示。
示例：文章编号：1004-2733（2014）08-0015-06
这里需要说明的是，由于我国目前还没有统一的学术期刊编排标准，各类学术期刊编排很不规范，尤其是档案专业期刊，大多数没有标注中图分类号、文献标识码、文章编号等要素。但随着我国期刊出版质量标准的逐步规范，预计国家有关部门将会尽快出台相关标准规范。所以，无论是学术论文的作者还是编者，都应该对此有所了解。
二、正文部分
正文部分是一篇学术论文的主体部分，与学术论文正文相关的规范要求主要应注意以下几点：
1．引言
引言，又称前言，用于学术论文正文的开头，或以“引言”、“前言”等标示，或作为正文的第一自然段直接表述。引言一般应概括地表达出作者的写作意图或简单交代写作背景，说明选题的目的和意义，能体现论文题名限定的写作范围，同时要言简意赅、紧扣主题。
2．正文的逻辑层次
正文作为学术论文的主体部分，是一篇论文中最能体现作者学术创新能力、语言表达能力和逻辑思维能力的部分，其逻辑结构层次一般为：a．提出问题——论点；b．分析问题——论据和论证；c．解决问题——论证方法与步骤；d．得出结论——总括全文要表达的主旨。
3．文内标题
文内标题是指正文中表明各部分逻辑层次的一级、二级、三级等“小标题”。正文各部分的逻辑层次不宜过多，一般应控制在五级以内。文内标题应力求简洁、明确，自占一行，行首序次语前空两格，末尾不用标点符号，但问号、感叹号、省略号除外。
4．正文各章节序次语的使用规范
序次语是指文章正文中用以标示逻辑层次或逻辑停顿的字、词、序号、字母、符号等。
（1）论文的正文中，一般可根据文章特点选择从某一层序次语开始序次，序次语选定之后应顺序逐层向下行文，已选择较低层次的序次语开始序次之后，不宜反过来再使用层次更高的序次语。
（2）同类数字形式的序次语，带括号的应位于不带括号的下一层。通常第一层是带有顿号的汉字数字，如：“一、”；第二层是带括号的汉字数字，如：“（一）”；第三层是带下脚点的阿拉伯数字，如：“1.”，注意此处不是用顿号“、”；第四层是带圆括号的阿拉伯数字，如：“（1）”；再往下可以是带圆圈的阿拉伯数字，如：“①”，或小写拉丁字母加下脚点，如：“a．”。
（3）序次语后标点符号的使用，要符合国标《标[3]点符号用法》（GB/T15834-2011）的有关规定，即：以“第”“其”词头做序次语，或以“首先”“其次”“最后”等词作序次语时，其后用逗号；不带括号的汉字数字或“天干地支”做序次语时，其后用顿号；不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母或罗马数字做序次语时，其后用下脚点“.”（该符号是借用外文的标点符号）；加括号的序次语后不再用任何点号；阿拉伯数字与下脚点结合表示章节关系的序次语末尾不用任何点号，但需用1个汉字的空格。序次语使用示例[4]：一、……（一）……1．……（1）……①/a．……近年来，在一些学术期刊中流行用阿拉伯数字序次。这种序次方式每个层次的序次语与标题之间要用下脚点隔开，最后一层后空一格。如：“3.1.2”，是用于表示正文中第三个大问题下的第一个小问题中第二层标题前的序次语。
5．语言文字的使用
学术论文中，语言文字的使用一定要符合现代汉语的规范，即：除古籍整理、引用和历史文献研究等特殊需要外，应避免使用旧体字、异体字和繁体字；避免使用不规范简称、自造词语等，字、词的使用要以《现代汉语词典》第6版为准。
6．标点符号的使用
标点符号的使用要遵守GB/T15834-2011《标点符号用法》[5]的有关规定。如：除前引号、前括号、破折号、省略号外，不能用在行首（原稿中计算机自动生成的除外）；正文中夹注及表格内的文字末尾不用句号；著作、文章、文件、期刊、报纸、法规性文件等均加书名号，两个书名号之间无须用顿号隔开；中、外文标点符号不要混用（中文中不用外文标点符号，外文中不用中文标点符号）；外文标点符号应遵循外文的习惯用法，不能在外文中照搬中文的标点符号用法，如英文中没有书名号，书名用斜体表示。
7．引文的标注
正文中的引文分为两种：直接引用和间接引用。
直接引用他人的原文，属于直接引用（直接引语）。凡直接引用的原文，必须在所引用原文的起止处使用引号，并紧接后引号上标引文序号，否则视为抄袭；如引文末的标点符号在引用范围，应位于后引号内，否则应位于引文序号后；同一参考文献的多次引用，其引文序号也应与其它引文序号一并按顺序编流水序号，而不是重复编为一个引文序号。
(1）正文中直接引语引文序号标注示例：
有人认为：“‘老字号’不仅是一种商贸景观，还是一种历史传承的文化现象。”[1]把他人的话或观点等用自己的语言重新表述出来，属于间接引用（间接引语）。凡间接引用的部分，只需在引文的相应位置上标引文序号即可，引用处不加引号。这里所谓的“引文的相应位置”，可以是作者姓名、著作题名处，也可以是引用的数据、观点等处。
（2）正文中间接引用部分引文序号标注示例：
有人说，如果是用自己的语言重新把将他人的话或观点表述出来，就属于间接引用[2]。这里就不需要用引号，但应注明出处，即在正文引用处标注引文序号，并在文末按序号标注参考文献。还有一种较为特殊的引文标示方式，即整段引用或整篇引用时，引文不加引号，但需将引文另起一段，首行缩进四格、二行起缩进两格、换字体编排。这种引文标示方式常见于引用书信、日记、碑文等整段文字。此外，引用诗词、图表时，可另起一行、居中标示，不加引号。
三、文后部分
1．文后参考文献及其著录规则
参考文献是指在撰写或编辑论文、著作时对信息来源或其中一部分信息源进行精确和详细著录的一组数据，是位于文末、书末或书中各章节后的对论著中所引用信息的来源等各要素的准确标注，以便于读者检索、查找和核对。关于参考文献，从笔者多年的编辑经历来看，来稿中未按照国家有关标准规定的规则著录，著录项目、著录要素不全，著录格式、著录顺序混乱，标志符号使用错误，以及著录内容差错较多等问题严重存在，在来稿中约占95%的比例。可见，参考文献标注不规范是学术论文撰写中普遍存在的现象。因此，有必要在这里详细探讨一下参考文献的著录问题。
（1）参考文献的种类
参考文献的信息资源包括图书、期刊、报纸等正式出版物和法规性文件、非涉密的内部资料等。按照论文撰写中使用参考文献的目的划分，参考文献主要分为引文型参考文献和阅读型参考文献两大类。其中，引文型参考文献又分为直接引用和间接引用两种，这两种参考文献都必须在正文中（标序号）和文后标注清楚；而阅读型参考文献则不必标注。
（2）著录参考文献应依据的国家标准
著录参考文献所依据的国家标准是《文后参考文[6]献著录规则》（GB/T7714-2005）。这是一个专门供著者和编者使用的参考文献著录规则，已被学术期刊普遍采用。因此，无论是学术论文、还是科技论著的著者和编者，都应在著录参考文献时遵照执行。需要说明的是，此标准目前还是推荐标准，现正在修订中，明后年有可能将出台修订后可能更名为《信息与文献——参考文献与信息资源引文指南》的新标准。新标准参照了国际标准ISO690：2010（E）《信息与文献——参考文献与信息资源引文指南》的有关规定，出台后将作为我国书刊、学术论文等参考文献著录的新国标。
（3）文后参考文献的著录
文后参考文献（又称参考文献表）是文中所引用的、可具体查考的、表明文献来源各要素的标注集合。因此，凡是在论文撰写中直接或间接引用的观点、学说、文字、公式、图表等，均应在文后参考文献中将文献来源信息齐全准确地标注清楚。其著录格式是在正文末另起一段，以“参考文献：”字样标示，其下将正文中已标注序号的全部引用型参考文献顺序标列清楚。参考文献各要素的标注应严格遵照国标的有关规定，不可按自己原有的习惯随意标注。否则，计算机检索时无法切分识别，其将被视为无效参考文献，正文中相应的引用文字也将被视为抄袭。
（4）参考文献载体类型的标志符号
《文后参考文献著录规则》（GB/T7714-2005）是GB/T7714-1987的修订版，新国标共给出了15个文献载体类型的标志符号，分别是：普通图书—M、期刊—J、报纸—N、学位论文—D、报告—R、标准—S、专利—P、会议录—C、汇编—G、数据库—DB、计算机程序—CP、电子公告—EB、档案—A、舆图—CM、其他—Z。此外，还给出了4个电子文献载体的标志符号：磁带—MT、磁盘—DK、光盘—CD、联机网络—OL。
2．课题名称及编号的标注
凡是经过有关部门批准立项的科研课题，其课题论文均应在论文首页或文末注明“课题名称”和“项目编号”。其标注方式有多种，可在论文首页正文下面以星号等符号标示，也可以“基金项目：”或“[基金项目]”标示，亦可在文末以“注：”标示，但无论采用哪种方式标注，课题名称及编号应标注齐全，且同一期刊中应做到标注格式统一。如：注：本文为国家社科基金一般项目《中国文档名词发展演变史》的课题成果之一，项目编号：14BTQ071。
3．作者简介的标注
作者简介是指将论文主要作者的姓名、出生年月、性别、民族（汉族可省略）、籍贯、职称、学位、主要研究方向等信息依次列出的一组文字。凡是向期刊投稿的学术论文，一定要有作者简介，这是为了学术论文刊发时编排的需要，在相关的学术期刊编排格式中有明确要求。作者简介一般位于篇首页地脚，置于“基金项目”（或收稿日期）之下，也可列于文后参考文献表之下。作者简介应以“作者简介：”或“[作者简介]”等标示，多位作者的简介之间应以分号“；”隔开，相继列出。
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